주문이 들어온 뒤: 발주 전달과 송장 처리 흐름

주문이 들어온 뒤의 처리 순서는 정해져 있습니다. 위탁판매는 셀러가 물건을 직접 보내지 않기 때문에, 주문 정보를 도매처에 정확히 옮기고 그 결과(송장)를 마켓에 돌려주는 두 번의 전달이 업무의 거의 전부입니다. 이 두 번의 전달에서 실수가 나오지 않도록 순서와 기준을 표준화하면 실수와 시간이 함께 줄어듭니다.

기본 흐름

신규 주문 확인 → 2. 도매처에 발주 → 3. 도매처 출고 → 4. 송장번호 수령 → 5. 마켓에 송장 입력(발송 처리) → 6. 배송 추적 → 7. 배송 완료·정산

1. 주문 확인: 발주 전에 걸러야 할 것

상품, 옵션, 수량이 정확한지 봅니다. 옵션명이 마켓과 도매처에서 다르게 표기되는 상품은 대조표를 만들어 둡니다.
배송지 주소와 연락처에 오탈자가 없는지 확인합니다. 도서산간 지역이면 추가 배송비 부과 여부와 도매처의 지역별 배송비 기준을 함께 봅니다.
배송 메시지에 특이사항(부재 시 경비실, 공동현관 비밀번호 등)이 있으면 발주서에 그대로 옮깁니다.
결제가 완료되지 않았거나 취소 요청이 걸린 주문은 발주 대상에서 뺍니다. 발주 후 취소는 도매처와의 정산을 복잡하게 만듭니다.

2. 발주: 정보는 한 번에, 정확하게

도매처 마감 시간 전에 발주해야 당일 출고가 가능합니다. 마감 시간은 도매처마다 다르므로 거래처별로 표에 적어 둡니다.
발주 정보는 수령인 이름, 연락처, 주소, 상품·옵션·수량, 배송 메시지를 한 번에 전달합니다. 나눠 보내면 누락이 생깁니다.
도매처 주문 번호와 마켓 주문 번호를 한 표에 함께 기록해 두면 고객 문의나 도매처 문의가 왔을 때 추적이 쉽습니다.
발주 전에 재고를 확인하는 방법(도매처 시스템 조회, 담당자 메신저 등)을 정해 둡니다. 재고 확인 없이 발주하면 품절 취소가 늘어납니다.

3. 송장 처리

도매처가 출고하면 택배사와 송장번호를 받습니다. 송장을 언제, 어떤 방식으로 받을 수 있는지(파일, 시스템 조회, 메시지)를 미리 확인해 두세요.
마켓의 발송 처리 화면에 택배사와 송장번호를 입력합니다. 발송 처리가 늦으면 지연으로 집계될 수 있으므로 마켓이 정한 기한 안에 입력하세요. 기한은 마켓과 시기에 따라 달라질 수 있어 각 마켓의 판매자 안내에서 직접 확인해야 합니다.
택배사 선택이 틀리면 배송 조회가 되지 않습니다. 송장 입력 후 실제로 배송 추적이 조회되는지 확인합니다.

하루 타임라인 예시

다음은 가정입니다. 하루 주문 약 40건, 도매처 두 곳, 도매처 A의 당일 출고 마감이 오후 2시, 도매처 B는 오후 4시라고 가정합니다.

오전 9시 30분: 밤사이 들어온 주문을 모아 옵션·주소·수량을 확인하고, 이상한 주문은 별도 목록으로 뺍니다.
오전 10시 30분: 도매처 A 주문을 발주합니다. 재고 확인에서 품절이 나오면 이 시점에 고객 안내를 시작합니다.
오후 1시: 도매처 A 마감 30분 전에 추가로 들어온 주문을 한 번 더 발주합니다.
오후 3시: 도매처 B 주문을 발주합니다.
오후 5시: 도매처에서 받은 송장을 마켓에 입력하고, 무작위로 몇 건의 배송 조회가 되는지 봅니다.
오후 6시: 미처리 목록 세 가지를 점검하고 다음 날 아침 할 일을 적어 둡니다.

발주 시각을 하루 2~3회로 고정하면 도매처 담당자도 처리가 쉬워지고, 셀러도 시간을 예측할 수 있습니다.

예외 상황별 대응

품절: 즉시 고객에게 알리고 취소 또는 대체 상품을 안내합니다. 결제 취소는 마켓 화면에서 판매자 사유로 처리합니다.
주소 오류·연락 불가: 도매처가 출고하기 전에 확인이 끝나야 합니다. 출고 후에는 수정이 어렵고 반송비가 발생할 수 있습니다.
출고 지연: 도매처의 출고 예정일을 확인해 고객에게 먼저 안내합니다. 안내 없이 기다리게 하면 취소 요청과 낮은 평점으로 이어집니다.
부분 출고: 한 주문에 여러 상품이 있고 일부만 출고되는 경우, 송장을 나눠 입력할 수 있는지 마켓 기능을 확인합니다.

흔한 실수 6가지와 대응

옵션 오발주: 대조표를 만들고 발주 전에 옵션 열을 한 번 더 확인합니다.
마감 시간 착각: 거래처별 마감표를 모니터 옆에 두고 발주 시각을 고정합니다.
송장 입력 누락: 발주한 주문 수와 송장 입력한 주문 수를 하루 끝에 비교합니다.
택배사 선택 오류: 택배사 코드를 도매처별로 기록하고, 입력 후 조회가 되는지 확인합니다.
품절을 늦게 안내: 재고 확인을 발주 전에 하고, 품절이 확인되면 30분 안에 고객에게 알립니다.
주문 번호를 기록하지 않음: 마켓 번호와 도매처 번호를 한 줄에 기록하는 양식을 만듭니다.

매일 한 번, 미처리 목록 점검

발주는 했으나 송장이 없는 주문
송장은 입력했으나 배송 추적 정보가 없는 주문
배송 중인데 며칠째 움직이지 않는 주문

이 세 가지를 하루 한 번 확인하면 대부분의 배송 사고를 조기에 발견할 수 있습니다.

체크리스트

발주 전: 결제 완료, 옵션, 주소, 배송 메시지, 재고
발주 후: 도매처 접수 확인, 두 주문 번호 기록
송장 입력 후: 택배사, 조회 가능 여부, 발송 처리 기한

자동화를 고민할 시점

하루 주문이 수십 건을 넘고, 복사·붙여넣기 실수가 반복된다면 발주 전달과 송장 입력부터 자동화를 검토하세요. 자동화 전에 수동 절차가 문서로 정리되어 있어야 오류를 잡기 쉽습니다.

자주 묻는 질문

Q. 도매처 마감 뒤에 들어온 주문은 어떻게 하나요?
다음 영업일 발주로 넘어갑니다. 상품 페이지에 출고 소요일을 현실적으로 적어 두고, 지연이 예상되면 고객에게 먼저 알리세요.

Q. 송장을 입력했는데 배송 조회가 안 됩니다.
택배사 등록에 시간이 걸릴 수 있습니다. 반나절 뒤에도 조회되지 않으면 택배사 선택이 맞는지, 송장번호 자릿수가 맞는지 도매처에 확인하세요.

Q. 주소가 잘못된 것을 출고 후에 알았습니다.
도매처와 택배사에 즉시 연락해 배송지 변경 가능 여부를 묻습니다. 어려우면 고객과 재배송 또는 취소를 협의하고 비용 부담은 도매처와 정합니다.

Q. 발주를 매번 손으로 하는데 언제 자동화하면 되나요?
복사·붙여넣기 실수가 월 단위로 반복되거나 발주에 하루 1시간 이상 쓰인다면 검토할 시점입니다. 절차 문서가 먼저입니다.

Q. 발송 지연은 어떻게 방지하나요?
마켓의 발송 기한을 판매자 안내에서 확인하고, 그보다 하루 앞선 내부 기한을 정해 미처리 목록을 점검하세요.

처리 절차를 표준화하는 것이 자동화의 전제 조건입니다. 손으로 할 때 헷갈리는 절차는 자동화해도 헷갈립니다.